上海市商务委于1月28日印发了《上海市会展活动备案暂行管理办法》(以下简称:《管理办法》)的通知。《管理办法》共16条,自3月1日起实施,有效期两年。
《管理办法》内容包括:目的和依据是为优化会展环境,规范会展行为,促进会展业健康持续发展,保障上海市会展活动备案工作有效开展,根据《上海市会展业条例》有关规定,制定《管理办法》。
适用范围和机构职责:上海市行政区域内举办的会展活动应依法进行备案;国家对会展活动管理另有规定的,从其规定。上海市商务部门是上海市会展活动备案的管理部门。上海市商务部门可以委托行业促进机构等组织开展上海市会展活动信息备案工作。
备案的申报:会展活动的举办单位应在发布招展信息前向上海市商务部门办理展前备案。会展活动存在多个举办单位的,应由对招展办展活动承担主要责任的单位履行备案手续。举办单位应当通过“一网通办”上海市会展业公共信息服务平台(以下简称“服务平台”)在线填报展会名称、展出时间、展览地点、展出面积等基本信息,并上传以下材料:(一)举办单位承诺书;(二)场地租赁证明材料;(三)举办单位为两个以上的,提供所有举办单位共同或分别的协议;(四)涉及特殊题材展览项目的前置批准材料。如参展商中有注册在中国台湾地区的企业的,需在确认参展商名称、参展面积、展品名称等信息后通过服务平台补充填写台商备案信息表。如遇特殊情况无法在线填报的,可通过上海市商务委行政服务窗口递交书面申请材料。以上备案材料及信息表填报内容中,对于能够通过 “一网通办”平台实现电子证照应用的信息,可不再重复提供。
备案确认和结果查询:上海市商务部门在收到举办单位提交的备案材料后,材料齐全的,应当在1个工作日内予以备案;材料不齐全的,应当于1个工作日内通知举办单位补齐材料,并于材料补齐后给予备案。举办单位可通过服务平台查询备案信息,并获取备案号。如举办单位认为备案信息有误的,可以向上海市商务部门申请更正。
备案信息变更:经备案的会展活动的名称、场所、时间、面积等信息发生变更或因故取消办展的,举办单位应当在办展前一个月,按照第三、四条规定向上海市商务部门办理变更备案,并及时告知参展单位,向社会公告。如遇特殊情况,距办展不足一个月发生变更或因故取消的,还需提供相应书面材料说明变更或取消的原因,并妥善处理好相关参展单位退展诉求。
展会报告报送:鼓励举办单位于会展活动结束后三个月内,通过服务平台,填写会展活动展后信息,并提交展会报告。
场馆举办情况报送:鼓励上海市会展活动的场馆单位通过服务平台向上海市商务部门按月度报送已举办会展活动的相关情况。
备案后政务服务:经备案的会展活动,举办单位可以依据有关规定向海关、商务等部门申请给予展品入境通关便利、大型活动保障等服务。上海市商务部门应当将会展活动备案信息通过 “一网通办”平台及时共享给会展活动相关管理部门,促进相关行政事项协同办理。
在重大突发公共事件的特殊情况下,《管理办法》要求举办单位应当按照国家和上海市有关规定,履行相关报批手续后,向上海市商务部门办理展会活动备案。上海市商务部门应当与其他会展活动相关管理部门强化协同联动、加强信息沟通,根据职责分工做好特殊情况下展览活动的备案和监督管理工作。
此外,《管理办法》内容还包括:公众查询、真实性要求、保密要求、鼓励线上展会备案、一网通办执行依据、解释部门及实施日期和有效期限等方面。
